Hoe vergaderen weer leuk wordt!

Er wordt wat ‘af vergaderd’…nou moeten we nou eenmaal overleggen met elkaar. Immers communicatie is de basis van samenwerken en doelen realiseren. Helaas, je herkent het vast: oeverloze discussies, de vergadering die uitloopt, de voorzitter die zich met de inhoud bemoeit, de notulen zijn niet op tijd, het is niet duidelijk wat de bedoeling is van het geagendeerde punt, er staan te veel punten op de agenda, etc, etc. Kortom, dat kan veel beter! Als je het goed aanpakt, wordt vergaderen weer effectief en daarmee prettiger. Hier een voorproefje met enkele tips.

Tip 1: niet vergaderen!

Alles wat je in bila’s, staand bij de koffiemachine met een groepje, wandelend over het bedrijfsterrein kunt bespreken: doe dat. Het maakt het makkelijker, minder formeel en leuker. Misschien zelfs kostenbesparender (geen ruimte huren enz). Geen standaard vergaderingen meer in je agenda creëert bovendien weer ruimte. Denk ook eens aan een groepsapp.

Tip 2: voorbereiding en doel

Voorbereiding is het halve werk. Als je dan toch vergadert, zorg dat helder is wie het punt heeft ingebracht (dus naam achter onderwerp op agenda). De inbrengen heeft het voorbereid met bijv. een korte tekst (dus geen hele pakken) en of 1 á 2 slides.
Zorg dat het doel van het punt helder is. Achter elk agendapunt staat of het een informerend; discussiërend of besluitvormend agendapunt is. En bovendien hoeveel tijd het mag kosten. Zo krijg je een hele gestructureerde opzet van een vergadering.

Tip 3: tijd

Je wint al tijd met tip 2, door een goede voorbereiding en agendastructuur. Daarnaast raad ik aan de vergadering niet langer dan 1,5 uur maximaal (liever in een uur!) te laten duren. Uit onderzoek blijkt dat de spanningsboog erg afneemt na deze tijd, dus de effectiviteit neemt dan ook af. Dat is kostbaar en maakt het minder prettig tegelijkertijd.

Tip 4: voorzittersrol eenduidig

Het zijn er maar weinig die dat goed kunnen: technisch voorzitten en zich niet bemoeien met de inhoud. Goede raad is duur: wijs iemand aan die het goed kan en leuk vindt, voorzitten én die geen belang heeft bij de inhoud van het te bespreken onderwerp. Dat is namelijk killing! De voorzitter een korte training geven blijkt in de praktijk heel waardevol, bijv. ‘hoe kap ik netjes af?’

Tip 5: Rol en gedrag deelnemers

Weten de deelnemers wat er van hen verwacht wordt tijdens de vergadering? Zijn ze voorbereid? Er zijn hiervoor veel tips te geven, zoals luisteren, samenvatten, doorvragen; een oplossingsgerichte houding; feedback geven en ontvangen op constructieve wijze; enz. Ook dit gedrag kan heel goed ontwikkeld worden. Hoe?

Wat wij doen is organisaties helpen met effectief en leuk vergaderen. We volgen 2 of 3 vergaderingen, soms opgenomen op camera. We geven meteen feedback en oplossingen ‘on the job’. Zo wordt vergaderen weer prettig en interessant! Meer weten? Bel of mail ons…